Des "Notes pour l'élaboration des documents" résument les impératifs techniques. Elles reprennent les caractéristiques pratiques des documents finaux à remettre par les Géologues de terrain (minutes, notice explicative et descriptions d'affleurements). L'objectif final est de publier des documents homogènes, utiles aux spécialistes comme aux utilisateurs ordinaires.

Une procédure couvrant l'ensemble du projet a été mise en place. Actuellement, il est possible de distinguer 3 phases principales, à savoir celles de "Lever", de "Contrôle/validation" et d'"Édition/publication".

La phase préliminaire, réalisée par le Géologue, est consacrée, avec l'aide de la Dactylo/Encodeuse, au recensement des données disponibles (SGB, Universités,…) et à une première approche du terrain.

Sur le terrain, tous les points d'observations anciens sont vérifiés (30 à 40% des affleurements existants). Il s'agit souvent d'observations faites au début du siècle, disparues ou peu précises. Lors du lever, les Géologues de terrain décrivent les nouveaux affleurements. Il importe d'établir une distinction entre les régions caractérisées par une forte densité d'affleurements ou non. Dans le premier cas, l'accent est porté sur la recherche et la description de tous les affleurements et dans le second cas, sur une interprétation morphostructurale, sur base de cartes topographiques et de photographies aériennes, LIDAR ou satellites. Ces deux démarches sont utilisées à titre de complément et de vérification.

Les affleurements et sondages sont reportés sur un fonds topographique à 1/10 000. Leur description sont archivées (par le Géologue de terrain ou la Dactylo/Encodeuse) sur une fiche de terrain informatisée et sur papier (croquis) . La minute localisant les affleurements est traitée par le géologue coordinateur scientifique faisant la liaison avec les fiches informatisées afin de réaliser le dossier des minutes de la Carte.

A partir de la minute des affleurements et de l'ensemble des données recueillies, le Géologue de terrain trace, sur un fond topographique à 1/10 000, la minute géologique proprement dite càd une carte géologique. Celle-ci est donc le résultat d'un travail d'interprétation, dont la précision est elle-même fonction du nombre de données qui ont pu être collectées durant le temps imparti. La carte représente l'allure des couches géologiques et des structures sous les terrains de couverture (terres arables, limons, ...) qui ne sont pas représentés, même s'ils peuvent atteindre des épaisseurs importantes.

Si le Géologue de terrain a besoin d'introduire une nouvelle division géologique ou souhaite représenter par un symbole nouveau un élément particulier, il en fait la demande préalable aux Coordinateurs techniques et scientifiques. Ceux-ci examinent, les parties entendues, l'opportunité de la requête et la possibilité de représentation et d'intégration du nouvel élément aux bases de données. Au besoin, la requête est soumise au Comité de Coordination scientifique et technique. Cette demande doit avoir lieu avant remise de la minute, pour éviter tout débat ou prise en compte technique tardive, susceptible de générer de retards lors des contrôles et de la production.

Parallèlement, le Géologue de terrain établit des coupes judicieusement localisées pour exposer son interprétation en profondeur, des légendes et éléments complémentaires ainsi qu’une notice explicative. Tous ces éléments apparaîtront sur la carte, publiée à 1/25 000.

Parallèlement, le Géologue de terrain rédige la notice explicative qui accompagne chacune des planches et la rend accessible à la fois à des géologues et à un public de non-professionnels.
 

Cette phase couvre la remise des documents des Géologues de terrain, le contrôle préalable après dépôt, la lecture, la vérification finale et la réception définitive.

1. Le dossier de la planche, avec ses éléments et la notice, tels que remis, sont soumis à un premier contrôle de complétion, de cohérence et d'homogénéité d'un point de vue technique (représentation, accord préalable éventuel du CCST, etc.) pour réception de fin de contrat. Le Géologue contrôleur effectue ensuite un travail de contrôle préalable sur base du cahier des charges et des règles adoptées par le Comité de Suivi. L'objectif est de fournir aux Lecteurs des documents en ordre et de lecture aisée. Ces documents sont, en outre, disponibles à la consultation du public .
2. Après la préparation des dossiers pour les Lecteurs et la consultation. Les dossiers sont transmis aux Lecteurs bénévoles. Ceux-ci disposent de deux à trois mois pour la relecture scientifique de la carte et pour remettre aux Auteurs un rapport demandant d'éventuelles corrections aux auteurs, rapport qu'ils remettront au Rapporteur scientifique. Les Auteurs effectuent ou non ces corrections, sous leur responsabilité scientifique, ainsi que les corrections techniques nécessaires au processus d'édition, sous la supervision du Géologue contrôleur.
3. Le dossier corrigé est retourné, au Géologue coordinateur technique pour être réceptionné définitivement, mettant fin au travail du Géologue de terrain et du Géologue contrôleur. Cette réception conditionne notamment l'ordre de traitement pour la publication.

1. Les documents réceptionnés (minute géologique, minute des affleurements, coupes, écorché du socle) sont préparés par la Géologue coordinatrice technique, pour l'ensemble des techniciens, avec les consignes de production :
   1. les logs, les échelles lithostratigraphiques sont dessinés par Géologue coordinatrice technique;
   2. les fonds topographiques sont traités par le Dessinateur de l'Administration ou le Graphiste ;
   3. les figures de la notice et la mise en page de la notice sont traitées par le Graphiste ;
   4. les cartes lithostratigraphique et d'affleurements sont données au Dessinateur, qui se charge de compléter les bases de données "Carte géologique".
2. Les documents (carte et notice) ainsi produits, la Coordinatrice technique  prépare l'assemblage de la carte et vérifie la cohérence entre les deux documents. Pour des raisons d'économie ou de cohérence, la planche publiée peut regrouper, deux, voire trois feuilles partielles limitrophes (feuilles frontalières).
3. Les documents traités sont ensuite passés au crible par le Comité d'Edition. Les légendes finalisées sont envoyées aux traducteurs et ensuite intégrées à la notice par la Dactylo du SGB.
4. La Coordinatrice technique prépare, avec l'aide du Graphiste, les documents pour l'imprimeur.
5. Depuis 2016, la direction chargée de la communication à la DGARNE (CREA) n'assure le passage du marché d'impression pour la carte et la notice. La Coordinatrice technique et le Graphiste l'assume. Le tirage était réalisé à 1 500 exemplaires mais vu le développement de la diffusion informatique, le tirage sera réduit à 800  exemplaires dès 2017.  Le Secrétariat s'occupe des droits IGN, du numéro ISBN, ...
6. L'ensemble de la Carte géologique de Wallonie, mis à jour par l ‘intégration de la nouvelle carte produite et réalisé par le Géographe Expert, est transféré au service informatique de la DGARNE, pour être intégré à l'application WebGIS de consultation cartographique sur Internet (mise à jour du site) ainsi que sur le géoportail.
7. La publication (papier et Internet) se fait à raison d'en moyenne 3 planches à 1/25 000 par an.